In seguito all'introduzione della fattura elettronica, i programmi Simosoft gestiscono importi con un numero di decimali superiori a due. Pertanto, è stato rimosso il controllo sui millesimi degli importi in Prima-Nota.
Il programma delle Fatture elettroniche ricevute in Simocont è stato modificato per gestire correttamente le fatture acquisti con data documento fine dicembre e data ricezione inizio gennaio.
Siccome la data-ricezione effettiva delle fatture non è disponibile in Simocont (il programma classifica come data ricezione la data di caricamento in Simocont), ora è possibile modificare all'interno della lista fatture elettroniche la data-ricezione proposta con la data-ricezione effettiva (*) - vedi riquadro rosso nella seguente immagine.
Un'altra modifica concerne la selezione delle fatture elettroniche. La selezione delle date dal-al (vedi riquadro rosso) opera sulla data-ricezione e non sulla data-fattura come prima. Ne consegue che ora all'interno dell'anno contabile selezionato si trovano non solo le fatture dell'anno ma anche quelle dell'anno precedente ricevute nell'anno.
Nell'immagine seguente sono visibili i passi da eseguire per cambiare la data-ricezione. Fondamentale è il fatto che dopo aver modificato l'anno nella data-ricezione, bisogna ricaricare le fatture selezionando o riselezionando l'anno contabile.
(*) Data-ricezione: questo momento coincide con l’arrivo di una fattura elettronica all’interno del proprio HUB o nella propria casella di posta elettronica certificata.
Nel caso specifico le fatture Sarteur GmbH e KUWAIT ... passeranno all'anno contabile 2019. È comunque possibile cambiare la data-ricezione anche all'interno dello stesso anno, operazione non veramente necessaria, perché la contabilizzazione continua ad usare la data-fattura (e non la data-ricezione) come data di registrazione salvo i casi in cui l'anno data-fattura è diverso dall'anno data-ricezione - vedi esempio seguente - oppure è stata attivata l'opzione "Contabilizza tutte le fatture con data-registrazione = data-ricezione" nelle impostazioni - vedi più sotto.
Le fatture con anno data-fattura diverso dall'anno contabile scelto, utilizzano la data-ricezione come data contabilizzazione-registrazione. Si ricorda che è sempre possibile modificare la data di registrazione in contabilità manualmente (all'interno dello stesso anno). Nelle impostazioni si può anche scegliere di usare sempre la data-ricezione come data di contabilizzazione-registrazione.
Per le fatture a cavallo dell'anno contabile è stato previsto un meccanismo di attribuzione automatica del conto - vedi immagine. Precondizione per il funzionamento di questa funzione è l'attribuzione del conto "Fatture da ricevere" nelle impostazioni - vedi "Operazioni preliminari" più sotto.
In seguito al crescente utilizzo dei dati digitali al posto del supporto cartaceo delle fatture ricevute, è stata aggiunta una gestione completa dei pagamenti nel programma delle Fatture elettroniche ricevute in Simocont.
Per verificare lo stato dei pagamenti a colpo d'occhio, è stato introdotto nella lista delle fatture elettroniche un sistema a semaforo. Per gestire al meglio i pagamenti delle fatture, vengono visualizzati importo e data da pagare. Per pagamenti parziali si immette l'importo manualmente, per pagamenti completi si utilizza la spunta nel campo pagato. La data del pagamento è una sola anche a fronte di più pagamenti (in questo caso immettere la data dell'ultimo pagamento). La banca ordinante (la propria banca) appare automaticamente a condizione che sia stata immessa nelle impostazioni - vedi più in alto. Nel caso si utilizzino più banche per i propri pagamenti, bisogna immettere manualmente la banca se è diversa da quella usuale.
Per facilitare il pagamento tramite Ibanking, è possibile usare la funzione copia/incolla per immettere sia importo di pagamento che IBAN e BIC della banca beneficiaria. Alla fine è stato predisposto un campo note per salvare qualsiasi ulteriore informazione riguardante il pagamento.
Per gestire al meglio i pagamenti sono stati introdotti i filtri fatture "pagate" e "da pagare". Questi filtri funzionano in combinazione con i filtri Fornitore e Contabilizzazione. I totali a piede lista ed i filtri fornitore/pagamenti permettono un controllo minuzioso della situazione finanziaria dei fornitori.
Per utilizzare i suddetti filtri e totali anche sui dati dell'anno 2019 (cioè caricati prima di questa versione del programma), basta cliccare la funzione "recupera dati pagamenti ove mancanti" - vedi riquadro rosso in alto nell'immagine.
I dati pagamento - sia quelli immessi manualmente che quelli caricati con le funzioni "recupera dati pagamenti ..." e "imposta dati pagamento" - devono essere salvati con "salva dati pagamento".
I dati pagamento provengono direttamente dalla fattura elettronica e non sempre sono presenti. Inoltre, i dati pagamento contengono svariate informazioni che differiscono a seconda dei casi. In presenza di dati pagamento, le uniche informazioni sempre presenti sono "modalità pagamento" e "importo pagamento".
In base alla modalità di pagamento, vengono caricati o meno certi campi. Tipicamente con le modalità RIBA, SEPA e Domiciliazione, non vengono caricati i campi "da pagare Importo", "da pagare data" e "Pagato importo". I campi IBAN e BIC beneficiario vengono caricati se presenti in fattura.
Sempre in base alla modalità di pagamento viene impostato il campo "pagato" che serve innanzitutto per filtrate le fatture. In mancanza di dati pagamento e con le modalità RIBA, SEPA e Domiciliazione, il campo "pagato" viene spuntato automaticamente; altrimenti viene spuntato se l'importo da pagare e l'importo pagato coincidono.
Tramite menu di contesto cliccando su "Imposta dati pagamento", è possibile caricare i dati di pagamento dalla fattura Xml - vedi riquadro in rosso. Sempre con la stessa funzione, esiste la possibilità di immettere dati pagamento anche ove assenti - vedi prima e ottava riga nell'immagine.
Sempre tramite menu di contesto cliccando su "Imposta dati pagamento", è possibile immettere dati pagamento anche ove assenti - vedi prima e ottava riga nell'immagine. Il programma chiede conferma per questa operazione - vedi immagine sottostante.
Come già descritto in precedenza, è possibile cancellare una fattura elettronica dalla lista in qualsiasi momento tramite menu di contesto cliccando su "Cancella fattura". Le fatture cancellate si possono ricaricare cliccando su "carica fatture XML".
È stata anche aggiunta la possibilità di visualizzare il contenuto del file XML della fattura elettronica. Il file viene aperto con l'applicazione standard associata ai file xml.
Per gestire al meglio i pagamenti delle fatture, sono necessarie le seguenti impostazioni - vedi immagine riquadro in rosso
Il conto viene scelto dal piano dei conti, la banca è un campo descrizionale libero. Se si preferisce contabilizzare le fatture con data-registrazione = data-ricezione (anziché data-fattura), basta spuntare l'apposita opzione.
Una miglioria importante nella contabilizzazione riguarda le fatture con all'interno degli importi al di fuori del campo iva. Tipicamente fatture con bolli o sconti pagamenti non imputati a iva. Questo tipo di fatture doveva essere contabilizzato in precedenza a mano in Prima-Nota.
Ora, il programma predispone due righe di Conti: la prima riga con il totale del riepilogo iva la seconda con il totale degli importi fuori campo iva - vedi un esempio nell'immagine.
Un'altra miglioria riguarda l'aggiornamento automatico dell'anagrafica fornitore in caso di variazioni. Vengono aggiornati i campi ragione sociale, indirizzo, località, cap, telefono e email.
fine documento.