Order Exchange

Allgemein

Order Exchange dient zur automatischen Übertragung der Kundenbestellungen an die verschiedenen Lieferanten. Das System nützt das Internet um die Bestellung in die Shopdatenbank der verschiedenen Lieferanten zu übertragen und zugleich diese mittels einer Email zu benachrichtigen. Die Lieferanten können die Bestellungen im eigenen System aufnehmen genau so wie normale Kundenbestellungen vom eigenen Webshop: es können also Bestellungen von Stammkunden, sowie von neuen Kunden sein. Das System läuft parallel zum eigenen Webshop mit dem einzigen Unterschied dass Order Exchange nur Bestellungen des Distributors und nicht der Kunden selbst sendet.

Aktivierung von Order Exchange

Order Exchange wird als Plug-In (Zusatzprogramm) ausgeliefert. Die Aktivierung erfolgt unter Extras -> Einstellungen -> Plug-Ins im Absatz "Distributor". Sie benötigen einen Aktivierungscode um Zugang zur Order Exchange Aktivierung zu erhalten. Das System arbeitet mit einem "Sender" und mehrere "Empfänger":

• der Sender-Distributor stellt "Order Exchange aktivieren = JA" und "Distributorenverwaltung = NEIN" ein
• die Empfänger-Lieferanten stellen "Order Exchange aktivieren = NEIN" und "Distributorenverwaltung = JA" ein

Einstellungen für den Distributor

Der Sender-Distributor muss dem System die Lieferantendaten für die Übertragung mitteilen

• Lief.Kurzbeschreibung: Lieferantenbeschreibungen zwecks Übersichtlichkeit (bei mehreren durch Strichpunkt (;) trennen)
• Lieferanten Nummern: die Lieferanten Nummern ersichtlich aus den Lief.Stammdaten des Distributors (bei mehreren durch Strichpunkt (;) trennen)
• Lief.Datenbanknamen: die Datenbanknamen der Internetdatenbank der Lieferanten (bei mehreren durch Strichpunkt (;) trennen)
• Lief.Datenbanklogins: die Datenbank Anmeldungen der Lieferantendatenbanken (bei mehreren durch Strichpunkt (;) trennen)
• Lief.Datenbankpassw.: die Datenbank Passwörter  der Lieferantendatenbanken (bei mehreren durch Strichpunkt (;) trennen)

Wenn Benachrichtigungen mittels Email gesendet werden sollen, muß der Sender-Distributor seine eigenen Emailkonto Daten mitteilen. Diese Daten können aus dem Standard Mailprogramm (z.B. Outllook) des Distributors entnommen werden

Hinweis: Sie können die Daten sofort auf Richtigkeit prüfen (Shopdatenbanken Verbindungstest) und (Email Sendetest). Vergessen Sie aber nicht die Daten zu übernehmen, bevor Sie die Einstellungen verlassen!

Gebrauchsanweisungen

Gebrauchsanweisungen zur Erstellung der Lieferantenbestellungen finden Sie im Kapitel Lieferantenbestellungen. Infos zur Verbesserungen der aktuellen Version finden Sie hier.

Nachdem Sie die Lieferantenbestellungen erstellt haben, klicken Sie im Menüpunkt auf "Senden". Sie können eine oder mehrere Bestellungen auf einmal senden indem Sie eine oder mehrere Lieferantenbestellungen auswählen. Unter "Bestellungen senden" starten Sie den Sendevorgang. Der Sendevorgang  besteht aus zwei Schritte:

Schritt 1: die einzelnen Kundenbestellungen werden erstellt und auf Datenkonsistenz geprüft:

• der Lieferantenkodex wird ermittelt: dazu wird der Kodex des Distributors einfach bis zum Minuszeichen (-) abgeschnitten
• die Lieferantenausführung wird ermittelt: die Ermittlung erfolgt durch die Ausführungen Import Tabelle (Artikel Import). Maßgebend für die Ermittlung ist die Ausführungsbeschreibung in der gewählten Programmsprache
• der Lieferantenkunde wird ermittelt: zuerst wird der Mwst.Kodex (soweit vorhanden) gesucht. Wird der Mwst.Kodex nicht gefunden, wird der Kunde mit die ersten zwei Wörter der Firmenschreibung gesucht (sollten mehre Kunden zurückgeben werden, so wird der erste gewählt). Wenn keine Übereinstimmug erfolgt, wird ein neuer Kunde in der Internetdatenbank angelegt
• alle einzelne Aufgaben werden in den Sendemeldungen protokolliert: damit kann der Operator den Sendevorgang verfolgen und bei Scheitern des Vorgangs ev.Fehler beheben

Wenn keine Fehler auftauchen, geht es weiter mit

Schritt 2: die Lieferantenbestellung und eine Benachrichtigungs-Email werden gesendet:

• wenn für die zu übertragenden Bestellung kein Kunde gefunden wird, wird ein neuer Kunde in der Internetdatenbank des Lieferanten angelegt
• die einzelnen Kundenbestellungen (eine Lieferantenbestellung kann mehere Kundenbest. enthalten) werden in die Internetdatenbank des Lieferanten übertragen
• zum Schluss wird eine detaillierte Email an den betroffenen Lieferanten gesendet

Mögliche Fehlermeldungen und dessen Lösung

Anbei einige mögliche Fehlersituationen:

• bei fehlenden Artikel bzw. Maßkodexe fordern Sie den Lieferanten auf, die eigene Internetdatenbank zu aktualisieren
• bei fehlender Ausführung (z.B. "gebeizt mit Goldrand"-(55)) hat der Lieferant möglicherweise die Ausführungsbeschreibung im Laufe der Zeit geändert. In der Tabelle Ausführungen müsste aber das Original noch enthalten sein: ändern Sie demzufolge die Ausführung in der Lieferantenbestellung: Sie müssen nicht die Kundenbestellungen ändern, es genügt wenn Sie in der Lieferantenbestellung unter "Bearbeiten" die Ausführung ändern.

Dokumentende.